06.01.2017: Wundern Sie sich auch immer wieder, wieviel Papier mit der Zeit am und um den Schreibtisch zusammenkommt? Oft weiß man gar nicht mehr, wo man anfangen soll. Ich habe im Laufe meines Arbeitslebens so manches System versucht, um mir den Arbeitstag einfacher zu gestalten – keines davon hat mich so wirklich zufrieden gestellt.

Ich bin ein Links-Hirn gesteuert, eine logisch Denkende und liebe Todo-Listen und Routinen. Selbstorganisation ist für mich selbstverständlich, aber ich weiß, dass das nicht bei jedem so ist.

Daher habe ich bekannte Systeme wie das Eisenhower-Prinzip, das ALPEN-Methode, die ABC-Analyse und einige mehr in der Praxis getestet. Auch Online Lösungen wie Bitrix24 oder Trello habe ich ausprobiert, um die anfallenden Arbeiten in eine Struktur zu bringen.

Für mich war das alles nicht das Richtige. Aber verstehen Sie mich nicht falsch: das sind alles tolle Tools, die ich bei einzelnen Projekten je nach Bedarf gerne einsetze.

Wir befassen uns hier aber mit dem ganz normalen Daily Business in kleinen Büros.

Ich wollte mich nie zu lange mit der Planung des Tages aufhalten und trotzdem sicher gehen, dass ich nichts Wichtiges vergesse. Daher mache ich „nur“ folgendes: Ich habe mir

4 Ablagefächer

besorgt und 3 davon aufeinander gestapelt.

3+1-Fach

  1. In das Oberste kommt alles, was an diesem Tag abgearbeitet werden muss/soll – also die Aufgaben, die HEUTE zu erledigen sind. Hier hinein kommt auch die ankommende Post und falls etwas auf Termin gelegt wurde. Bei E-Mails drucke ich mir meist nur EIN Blatt mit relevanten Informationen aus und nutzte dieses dann auch gleich für Notizen zu diesem Projekt/Auftrag.
  2. In das Mittlere lege ich bereits bearbeitete Sachen, bei denen in jedoch noch auf eine Antwort warte.
  3. Ins Unterste kommen Dinge, die zwar auch zu tun sind, jedoch nicht unbedingt heute sein müssen.
  4. Nun bleibt noch das 4. und letzte Fach übrig. Dieses steht ein wenig weiter weg von den anderen, denn hier hinein kommt, was nur noch (irgendwann) abgelegt werden muss.

Timer

Natürlich hat jeder von uns auch einen

Terminkalender

ganz egal ob in Timer-Form bzw. als Buchkalender zum Hineinschreiben per Hand oder wie viele inzwischen, den Outlook oder den Google Kalender. Wichtig dabei ist nur, dass man gewissenhaft alles einträgt, was an einen Tag und eine Uhrzeit gebunden ist. In ein Kalendarium gehören nur Termine – keine Aufgaben! Dafür gibt es zusätzliche Seiten oder elektronische Tools.

Buchkalender

Apropos Outlook: ich lese nicht ständig meine E-Mails und noch weniger beantworte ich diese immer sofort. Das würde mich aus dem Arbeitsrhythmus bringen und wertvolle Zeit kosten. Immer, wenn ich mit einem Aufgabengebiet fertig bin, checke ich meine Mails. Mindestens jedoch 3x/Tag.

Weiters habe ich eine

Terminmappe

in der Unterlagen chronologisch vorsortiert sind. Ob man dafür eine Ordnungsmappe, ein Hängeregister oder ein Ordner mit Trennblättern und Klarsichthüllen verwendet ist völlig unerheblich. Wichtig ist, dass man die Unterlagen nicht lange suchen muss, wenn der Termin bzw. die Vorbereitung darauf, ansteht.

Ordnungsmappe

Todo Listen

sollten Sie zusätzlich nur verwenden wenn es Ihnen schwer fällt, sich auf Arbeiten zu konzentrieren oder wenn Sie ein visueller Typ sind und abgehakte Aufgaben als Erfolgserlebnis betrachten. Eine Vorlage dafür habe ich bereits in einem früheren Post erstellt; diese ist zwar vor allem, aber nicht nur für Frauen 😉

Ca. ½ Stunde vor Ende eines Arbeitstages überprüfe ich nicht nur ein letztes Mal meine E-Mails, ich wende mich auch noch einmal den Ablagefächern zu:

  1. Liegt im untersten Fach etwas, was morgen bearbeitet werden muss und somit in Fach 1 wandert?
  2. Muss ich jemanden vom mittleren Fach eine Erinnerung schreiben, damit ich zu den fehlenden Antworten komme und weiter arbeiten kann?
  3. Ich sortiere mir die Arbeit im obersten Fach für den nächsten Tag gleich so, dass ich in der Früh zügig beginnen kann.
  4. Falls noch Zeit ist, lege ich einige der Unterlagen aus dem 4. Fach jetzt in die entsprechenden Ordner, damit der Stapel nie zu groß wird.

Sie sehen also: es ist gar nicht so schwer ein wenig Ordnung in die täglich anfallenden Aufgaben zu bekommen. Derzeit ist diese Art zu arbeiten für mich optimal, was aber nicht heißt, dass es in Stein gemeißelt ist. Wenn mir morgen etwas einfällt, das meinen Büro-Alltag vereinfacht bin ich flexibel genug, es auszuprobieren.

Elena Proksch = 1a-Assistentin

Selbstorganisation ist immer noch ein Fremdwort für Sie?

Sie wissen nicht, wie Sie damit anfangen sollen? Kein Problem: rufen Sie mich an oder schreiben Sie mir. Wir bringen gemeinsam Ihren Schreibtisch so in Schuss, dass Sie sich 2017 ohne Chaos und Zeitdruck auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren oder entspannen können.